5. Az ajánlatok módosítása és visszavonása

Az ajánlattételi határidő [Kbt. 47. §

(1) bekezdése] meghatározó - „mérföldkövet és határkövet” is jelentő - szereppel rendelkezik a közbeszerzési eljárásban. A törvény különböző határidő lejárta előtti és utáni jogokat, valamint kötelezettségeket határoz meg.

A Kbt. 49. § (1) bekezdése szerint: „Az ajánlattevő az ajánlattételi határidő lejártáig módosíthatja, illetőleg visszavonhatja az ajánlatát.”

Az ajánlattevők az ajánlatuk kidolgozására és összeállítására rendelkezésükre álló időt rendszerint szinte teljesen kihasználják. Az utolsó napokban és órákban is dolgoznak, az ajánlatot pedig az ajánlattételi határidő lejártát közvetlenül - órákkal, gyakran csak percekkel - megelőzve nyújtják be. Előfordulhat azonban olyan eset is, hogy az ajánlattevő hamarább elkészül az ajánlatával, és azt az ajánlattételi határidő lejártát több nappal megelőzően már benyújtja, vagy postai úton kézbesíti. Természetesen bízik abban, hogy az ajánlatkérő ezt az ajánlatot az ajánlati felhívásban közzétett felbontás időpontjáig biztonságosan megőrzi, és ahhoz illetéktelen személy nem férhet hozzá, tartalmát nem ismerheti meg.

Ilyen esetben könnyen előfordulhat, hogy az ajánlattevő elkészített ajánlatában - utólag megvizsgálva azt - felfedez valamilyen hibát, tévedést, elírást, vagy tartalmán valamilyen ok alapján változtatni kíván. Erre a Kbt. előzőekben hivatkozott rendelkezése lehetőséget biztosít. A szakszerűen felkészült ajánlatkérő a dokumentációban [Kbt. 37. § (1) bekezdése] tájékoztatást (útmutatást) szokott adni arról, hogy ilyen esetekben milyen eljárási rend szerint történhet meg a módosítás végrehajtása.

A hiba, tévedés, elírás korrekciója vagy bármely további változtatás és kiegészítés úgy is megtehető, hogy az ajánlatnak azt az olda-lát/oldalait, amelyen/amelyeken ezek találhatók, az ajánlattevő újra elkészíti, és ezt nyújtja be az ajánlatkérőnek egy olyan záradékkal, mely szerint az ajánlat a módosításokat tartalmazó új oldalak kicserélésével érvényes. A csere úgy is végrehajtható, hogy az ajánlattevőnek visszaadják a korábban benyújtott ajánlatát, és a szükséges cseréket saját maga végzi el. Az így korrigált vagy módosított ajánlatot újra be kell nyújtani, érvényessége szempontjából természetesen az ajánlati felhívásban meghatározott ajánlattételi határidő lejártáig.

A módosítás lefolytatásáról az ajánlatkérő készítsen jegyzőkönyvet, és a későbbi félreértések, kellemetlenségek és jogviták elkerülése érdekében az egész ügymenetet az érintett felek saját jó felfogott érdekükben pontosan adminisztrálják.

Az ajánlattevő az ajánlattételi határidő lejártáig ajánlattételi szándékát felülbírálhatja, és - minden jogkövetkezmény és szankció nélkül - a korábban benyújtott ajánlatát nem csak módosíthatja, hanem azt vissza is vonhatja. A visszavonás szándékának bejelentése írásban történjen, ennek alapján az ajánlatkérő az ajánlatot visszaszolgáltatja az ajánlattevőnek. A visszavont ajánlat visszaadása történhet személyesen, átvételi elismervény aláíratásával vagy postai küldemény útján. Abban az esetben, ha az ajánlatkérő az eljárásban való részvételt ajánlati biztosíték adásához kötötte, és a biztosíték teljesítése az előírt összegnek az ajánlatkérő bankszámlájára történő befizetésével megtörtént [Kbt. 41. § (1)-(2) bekezdései], ezt az összeget haladéktalanul vissza kell utalni az ajánlattevő részére.

Teljesen más a jogi helyzet az ajánlattételi határidő lejárta után. A Kbt.

49. § (2) bekezdése szerint: „Az ajánlattételi határidő lejártát követően a benyújtott ajánlatok az ajánlatkérő hozzájárulásával sem módosíthatók.”

A szabály nem teszi lehetővé azt, hogy az ajánlattételi határidő lejártát követően az ajánlat tartalmát az ajánlattevő módosíthassa. Az ajánlat tartalma úgy érvényes, ahogy azt benyújtották, abban még egyetlenegy adatot sem lehet megváltoztatni vagy kiegészíteni. Fontos felhívni a figyelmet ar-ra, hogy a módosítás hatálybalépését követően az ajánlat formai hiányosságai a Kbt. 43. § (4)-(6) bekezdéseiben meghatározott módon pótolhatók.

A közbeszerzési eljárás lefolytatása során tehát két dolgot alapvetően meg kell különböztetni egymástól, és ezeket nem szabad a szabályok alkalmazása során összekeverni:

- mást jelent a benyújtott ajánlat tartalmának módosítása, és

- mást jelent a benyújtott ajánlat formai hiányosságainak pótlása.

A 49. § (2) bekezdése azonban arról már nem intézkedik, hogy mi történik abban az esetben, ha az ajánlattételi határidő lejártát követően az ajánlattevő az ajánlatát viszszavonja. A jogkövetkezményeket és a szankciókat a törvény más előírásai szabályozzák. Az ajánlattevő ajánlati kötöttsége a Kbt. 50. § (1) bekezdése szerint az ajánlattételi határidő lejárta időpontjától kezdődik. A 41. § (4) bekezdése előírja „Ha az ajánlattevő az ajánlati kötöttségének ideje alatt ajánlatát visszavonja, vagy a szerződés megkötése érdekkörében felmerült okból hiúsul meg, a biztosítékot elveszti, és az az ajánlatkérőt illeti meg.” Amennyiben az eljárásban való részvétel ajánlati biztosíték adásához volt kötve, az ajánlattételi határidő lejártát követően az ajánlattevő következmények nélkül, „büntetlenül” nem vonhatja vissza az ajánlatát. (Megjegyezzük, hogy ebből a szempontból is indokolt, hogy az ajánlatkérő az ajánlattevők eljárásban való részvételét biztosíték adásához kösse.)

Az előző megállapításainkat áttekinthető formában az alábbi táblázatban foglaljuk össze:

 

A benyújtott ajánlat módosítása

A benyújtott ajánlat visszavonása

ajánlattételi határidő lejárta előtt

megengedett

jogkövetkezmények nélkül lehet

ajánlattételi határidő lejártát követően

nem megengedett, szigorúan tilos, ha az ajánlatkérő biztosította, úgy a formai (alaki) hiányok pótolhatók

csak szankciókkal történhet meg, ha van ajánlati biztosíték