1. A DOKUMENTÁCIÓ ÉS A MŰSZAKI LEÍRÁS, A TOVÁBBI TÁJÉKOZTATÁS KÉRÉSE ÉS A HELYSZÍNI SZEMLE

Figyelem! Kérjük az értelmezésénél a megjelenés időpontját (2003. szeptember 30.) vegye figyelembe!

Megjelent a Közbeszerzési Közlemények 4. számában (2003. szeptember 30.)
Szöveg nagyítása Szöveg kicsinyítése Nyomtatás

1.1. A dokumentáció szerepe a közbeszerzési eljárásban

A közbeszerzés egyik célja, hogy az ajánlatkérő-megrendelő a szerződés teljesítésére kiválassza a megfelelő szervezetet vagy személyt. A számára elfogadható ajánlat kidolgozása érdekében ezért már a versenyeljárás indításakor nyilatkoznia kell a szerződési feltételekről. Az ajánlattételi szakasz az ajánlati felhívás közzétételével, illetve közvetlen megküldésével kezdődik. A Kbt. 33. § (1) bekezdésében meghatározott általános szabály alapján az ajánlati felhívás tartalmának két alapkövetelményt kell teljesítenie:

- egyrészt a felhívás alapján az ajánlattevők megfelelő ajánlatot tudjanak tenni,

- másrészt egyenlő esélyük legyen az ajánlattételben.

Az ajánlati felhívás azonban már terjedelménél fogva sem alkalmas arra, hogy a részletes szerződési feltételekről teljes körű tájékoztatást adjon. Ha ennek a követelménynek a felhívások eleget tennének, akkor a Közbeszerzési Értesítő hetente csak több kötetben jelenhetne meg. Arra azonban alkalmas, hogy tájékoztassa a lehetséges ajánlattevőket a beszerzésről, a szerződés teljesítésére vonatkozó alkalmassági követelményekről és az elbírálás szempontjairól, továbbá meghatározza magának az ajánlattételnek a menetét és feltételeit.

Az ajánlattevők versenyeztetésére vonatkozó eljárásokban általános gyakorlat, hogy az ajánlati felhíváson kívül az ajánlatkérő összeállít egy részletesebb információs anyagot, amelyet a közbeszerzés jogintézményében dokumentációnak neveznek. A különböző versenyeljárások gyakorlatában a dokumentációt "tenderdokumentációnak" vagy "az ajánlattétel alapjául szolgáló dokumentációnak" is szokták nevezni.

1.2. A dokumentáció tartalmára vonatkozó szabályok

A Kbt. 37. § (1) bekezdése szerint: "Ha az ajánlatkérő a megfelelő ajánlattételhez szükséges dokumentációt készít, a részletes szerződési feltételeket a dokumentáció tartalmazza. Az ajánlati felhívásban az ajánlatkérő köteles megadni a dokumentáció rendelkezésre bocsátásának módját, határidejét, annak beszerzési helyét és pénzügyi feltételeit."

A felhívás megismerése és tanulmányozása alapján az ajánlattevők eldönthetik, hogy részt kívánnak-e venni a közbeszerzési versenyeljárásban, alkalmasnak ítélik-e magukat a szerződés teljesítésére, és a közzétett elbírálási szempontok szerint esélyük van-e az eljárás elnyerésére. Végeredményben döntenek arról, meg kívánják-e vásárolni az ajánlati felhívásban közzétett feltételek alapján azt a dokumentációt, amely a részletes szerződési feltételekről - továbbá az eljárás lefolytatásának további menetéről és rendjéről - tájékoztatja őket.

Az elmondottakból is következik, hogy az ajánlati felhívásnak és a dokumentációnak nem azonos a szerepe, a velük szemben támasztott igények és követelmények is mások. Az ajánlatkérőnek nem szabad azonban elfeledkeznie a Kbt. 26. § (2) bekezdéséről, a nyílt és a meghívásos eljárásban kötve van az ajánlati felhívásban, illetve a dokumentációban meghatározott feltételekhez. A jogalkotói felfogás alapján a dokumentációt az ajánlati felhívás kiegészítésének kell tekinteni. Összeállításánál ezért azt lehet tanácsolni, hogy jobb, ha nem tájékoztat azokról az adatokról, amelyeket az ajánlati felhívás tartalmaz. Ha ezt az elvet az ajánlatkérők betartanák, nem fordulhatna elő a kettő között átfedés vagy ellentmondás. Arról pedig különösen ne írjon a dokumentáció, amit a törvény előír. Az ajánlattevőknek a Kbt.-t, az ajánlati felhívást és a dokumentációt együtt kell(ene) gondosan elolvasniuk és tanulmányozniuk, az ajánlatukat pedig a szabályok és az ajánlatkérő előírásai (követelményei) alapján elkészíteniük.

A jelenleg hatályos Kbt. előírásai szerint árubeszerzések és szolgáltatások megrendelése esetén az ajánlatkérő nem köteles dokumentációt készíteni, az építési beruházások közbeszerzéseire azonban ennek elkészítését külön rendelet írja elő. Meg kell jegyezni, hogy csak a legritkább esetben - rendszerint tömegáruk beszerzésénél, ahol a műszaki követelmények, a szerződéskötési és az ajánlattételi feltételek viszonylag egyszerűbb formában és röviden meghatározhatók - fordul elő, hogy az ajánlatkérő nem készít (akár pár oldalas) dokumentációt. Az uniós követelményeknek megfelelően az új közbeszerzési törvény a dokumentáció elkészítését - a beszerzési típusoktól függetlenül - kötelezően elrendeli.

1.3. Szakmai követelmények a dokumentációval szemben

Milyen követelményei lehetnek az ajánlattevőnek a dokumentációval szemben? A kérdés ilyen formában való feltevése a Kbt. 43. § (1) bekezdése alapján teljesen jogos, hiszen az ajánlattevő érvényes ajánlatának egyik legfontosabb feltétele az, hogy az ajánlati felhívásban, illetve a dokumentációban meghatározott tartalmi és formai követelményeknek megfeleljen. Pontokba foglalva feleljünk tehát arra a jogosan feltett kérdésre, hogy milyen szakmai elvárásoknak kell megfelelnie egy jól összeállított ajánlatkérés alapjául szolgáló dokumentációnak:

- a dokumentációnak tartalmaznia kell mindazokat a szerződési feltételeket, amelyek teljesítését megköveteli a nyertes ajánlattevőtől,

- meg kell határoznia az ajánlattétel menetének rendjét és a versenyeztetési eljárás lefolytatására vonatkozó formai követelményeket,

- a feladat meghatározása legyen teljes körű, korrekt és pontos,

- a dokumentáció szövegét ne lehessen félreérteni, egyértelmű, szakszerű, határozott kijelentéseket tartalmazzon,

- bizonyítsa be azt, hogy az ajánlatkérő felkészült a versenyeljárás és a teljesítés kockázatainak felismerésére, kezelésére és megoldására, a lehetséges kockázatokra nézve tartalmazzon figyelemfelhívásokat az ajánlattevők számára,

- adjon alapot az ajánlatkérő szakmai tekintélyének megszerzésére, legyen kedvező a bemutatkozás,

- mutassa be a feladatok teljesítése, a kockázatok és a felelősségvállalás hármas rendszerét, és ezeket "ossza szét" (allokálja) a közreműködők között.

1.4. A dokumentáció javasolt szerkezeti felépítése

A dokumentáció szerkezetére vonatkozóan a nemzetközi tendereljárásokban már kialakult egy olyan készen átvehető gyakorlat, amelyet a közbeszerzési eljárásokban is alkalmazhatunk és hasznosíthatunk. Ennek megfelelően egy jól szerkesztett és szakszerűen felépített (tender)dokumentáció a következő öt fontos részre tagolható:

- "Útmutató az ajánlattevők számára" (vagy "Tájékoztató az ajánlattevőknek") az ajánlattétel minden lényeges és fontos tartalmi és formai feltételeinek közlésével, külön megemlítve az "Ajánlati kivonat" mintáját, amely kitöltve az ajánlathoz csatolandó,

- a műszaki leírás (műszaki információk, specifikációk, a minőségi követelményekre és a teljesítményjellemzőkre vonatkozó adatok közlése a Kbt. 40. §-ában meghatározottak szerint),

- amennyiben erre szükség van, a további műszaki dokumentumok, tervrajzok és a szokásos tartozékok rendelkezésre bocsátása [az építési beruházások esetében az 1/1996. (II. 7.) KTM rendelet szerint eljárva],

- az ajánlati ár (a kért ellenszolgáltatás) alapjául szolgáló szöveges mennyiségi lista (költségvetési kiírás) közzététele [az építési beruházások esetében az 1/1996. (II. 7.) KTM rendelet előírása szerint],

- a részletes szerződési feltételek meghatározása.

1.5. Az 1/1996. (II. 7.) KTM rendelet

A beszerzés tárgyát tekintve az ajánlatkérőnek kétségkívül az építési beruházás meghatározása jelenti a legnehezebb feladatot. Nemcsak az építmény, a műtárgy, a technológiai, a szakipari vagy az elektromos berendezés műszaki-gazdasági tervezése jelent egyedi feladatot, hanem a megvalósításuk is minden esetben egymástól eltérő feltételek között történik. A kivitelezési munka általában jellemzően hosszabb ideig - több hónapig, akár évekig is - eltart. Az egyedi jellegből következően a vállalkozási szerződések feltételeit is minden esetben külön-külön kell meghatározni. Különös figyelmet kell fordítani az adott munka várható kockázataira, hiszen a kivitelezés egyrészt olyan körülmények között történik, amelyeket előre nem lehet pontosan felmérni és megismerni (pl. a terepszint alatti munka), másrészt pedig a szabad ég alatt dolgoznak, kiszolgáltatva ezzel a természeti hatásoknak. Az ellenszolgáltatás előirányozásánál figyelembe kell venni a szerződés teljesítése közben bekövetkező és a mindenkori inflációból származó áremelkedéseket, továbbá az előre nem látható munkák fedezetét is.

A közbeszerzésre vonatkozó szabályozás felhatalmazást adott a környezetvédelmi és területfejlesztési miniszternek, hogy rendeletben szabályozza az építési beruházások esetén a dokumentáció részletes műszaki tartalmát [1995. évi

XL. tv. 96. § (3) bekezdés]. Az 1/1996

(II. 7.) KTM rendelet "A közbeszerzés keretében megvalósuló építési beruházásra vonatkozó ajánlati felhívás dokumentációjának részletes műszaki tartalmáról" szól.

A rendelet 1. §-a szerint: "A közbeszerzési törvény értelmében közbeszerzési eljárási kötelezettség körébe tartozó építési beruházásra vonatkozó ajánlati felhívás dokumentációjának műszaki tartalmát az e rendeletben szabályozott ajánlatkérési műszaki dokumentációban (továbbiakban: ajánlatkérési műszaki dokumentáció) kell rögzíteni."

Azt a tervanyagot, amit a mérnöki szakmában egyszerűen és röviden csak tendertervnek neveznek, a közbeszerzési eljárásban mint ajánlatkérési műszaki dokumentációt kell meghatározni, és az ágazati rendelet szerint kell értelmezni: "2. § (1) E rendelet alkalmazása szempontjából ajánlatkérési műszaki dokumentáció: a jogerős, végrehajtható és érvényes építési vagy létesítési hatósági engedélyokirat és a hozzá tartozó tervek alapján készített, az építmény helyszínét, környezetét, jelenlegi, valamint kész állapotát - az ajánlatadáshoz szükséges és elégséges módon - rögzítő írásos dokumentum és tervrajzok összessége.

(2) Az ajánlatkérési műszaki dokumentációban meg kell határozni:

a) az építmények, a szerkezeti elemek, a beépített berendezések stb. térbeli elhelyezkedését, méretét, mennyiségét,

b) a kész állapotra vonatkozó műszaki és minőségi követelményeket,

c) az építmény megvalósítását, a kivitelezés módját befolyásoló körülményeket, szolgáltatásokat,

d) az ajánlattételt lényegesen befolyásoló, építési beruházásnak nem minősülő, de azzal együtt elkészítendő munkákat."

A rendelet melléklete - öt címet megnevezve - tételes felsorolásában meghatározza az ajánlatkérési műszaki dokumentáció tartalmi követelményeit:

1.  1. Alapadatok, okiratok.

2.  2. Műszaki leírások.

3.  3. Műszaki számítások és szakvélemények (csak abban az esetben, ha az az építmény jellege alapján szükséges).

4.  4. Tervrajzok (építményeknél általában, illetve vonalas létesítmények eseteiben).

5.  5. Mennyiségi kimutatás.

Az ajánlatkérési műszaki dokumentáció tartalmát tekintve tehát több, mint az építési engedélyezési tervdokumentáció, de nem tartalmazza azokat a részletes műszaki rajzokat és leírásokat, amelyek az építési tevékenység végzéséhez szükséges kivitelezési tervdokumentációhoz tartoznak. [Az utóbbiak tartalmára az építészeti-műszaki tervdokumentációk tartalmi követelményéről szóló 45/1997. (XII. 29.) KTM rendelet előírása vonatkozik.]

Az ágazati rendelet alkalmazása szempontjából két fontos feltételre külön szeretnénk felhívni az ajánlatkérők figyelmét:

- az ajánlatkérő a közbeszerzési eljárást indíthatja a kivitelezési terv rendelkezésre bocsátásával is; ebben az esetben a kiíró a KTM rendelet Mellékletének 1. c) pontjában foglaltak alapján az ajánlattevőnek a megbízó által nyújtott (többlet)szolgáltatást biztosít,

�.- a Melléklet 2. b) pontja alapján a műszaki leírásban meg kell határozni a tervezett műszaki megoldások tervrajzokra utaló leírását, az anyagminőségek és egyéb követelmények meghatározásával: megjelölve az egyenértékű alternatív műszaki megoldások lehetséges körét.

A gyakorlatban azonban számos esetben az ajánlatkérők nem veszik figyelembe a rendelet előírásait, és megsértik a közbeszerzési eljárás megindítására vonatkozó előírást is [Kbt. 32. § (2) bekezdése]. Nem áll rendelkezésükre az ajánlatkérési műszaki dokumentáció, és az eljárást az építési engedélyezési terv (vagy egyszerűen csak egy vázlatrajz) alapján indítják el. A hazai közbeszerzéseknek az is sajnálatos tapasztalata, hogy az ajánlattevők ilyen esetekben sem élnek a jogorvoslati eljárás lehetőségével. Inkább megkísérlik a lehetetlent, azt, hogy az elégtelen, szakmailag nem megalapozott tervekre készítenek ajánlatot. A tapasztalatok alapján a kellemetlen következmények a szerződés teljesítése során jelentkeznek (többletráfordítások, jelentős határidőcsúszás, felborul a cash flow ütemterve stb.).

A műszaki tervezést végző szolgáltató mérnökirodáknak feltétlenül nagyobb figyelmet kellene fordítaniuk az 1/1996.

(II. 7.) KTM rendelet előírásainak betartására. A mérnökirodák nemcsak mint tervezők vesznek részt a közbeszerzésekben, hanem - elsősorban az önkormányzatok megbízása alapján - az ajánlatkérő nevében eljáró személyként is közreműködnek, lefolytatva magát az eljárást is. Sajnos van olyan mérnökiroda, amely napjainkban - hét évvel annak hatálybalépése után - sem ismeri ezt az ágazati rendeletet, és felelőtlenül szabálytalan módon bonyolítja le az ajánlattevők versenyeztetését, jogorvoslati eljárás indítása esetén pedig minden felelősséget az őt megbízó ajánlatkérőre hárít.

1.6. A dokumentáció rendelkezésre bocsátása

A közbeszerzés első éveinek kedvezőtlen tapasztalatai alapján az 1999. évi módosítás a dokumentáció rendelkezésre bocsátásáról a korábbi előírásokkal szemben pontosabb és részletesebb szabályokat határoz meg. A hatályos Kbt.

37. § (2) bekezdése szerint: "Az ajánlatkérő köteles gondoskodni arról, hogy a dokumentáció a felhívás közzétételének, illetőleg az ajánlattevő részére közvetlenül való megküldésének időpontjától kezdve legalább tizenöt napig - gyorsított eljárás esetén az ajánlattételi határidő (részvételi jelentkezési határidő) lejártáig - rendelkezésre álljon."

A korábbi szabály a dokumentáció rendelkezésre bocsátására nem írt elő minimális határidőt, esetenként az ajánlati felhívásokban irreálisan rövid - pár napos - időtartamokat is közzétettek, gyakorlatilag megsértve ezzel az ajánlattevők esélyegyenlőségét is (gondoljunk például arra, hogy az ország más részén székhellyel rendelkező nem válthatta ki időben a dokumentációt). Az ajánlatkérők általában az ajánlattétel feltételeként meghatározzák a dokumentáció (ajánlatkérőtől történő) átvételét, illetve megvásárlását. Egyébként is csekély az esélye annak, hogy a részletes szerződési és ajánlattételi feltételek ismerete hiányában az ajánlattevő megfelelő ajánlatot tehessen. Előfordult olyan eset is, hogy a dokumentáció rendelkezésre bocsátásának rövid ideje miatt egyszerűen senki sem tudta ezt megszerezni, nem volt ajánlattevő, és az eljárást eredménytelennek kellett nyilvánítani.

A gyakorlatban jelentkező problémára a módosítás megoldást kívánt adni, és ezzel együtt a rendelkezéseket kiterjesztette a részvételi felhívással induló közbeszerzési eljárásokra is. Egyszakaszos eljárásban az ajánlati felhívás közzétételének időpontjától kezdve, kétszakaszos eljárásban a felhívás ajánlattevő részére közvetlenül történő megküldésének időpontjától kezdve a dokumentációnak legalább 15 napig rendelkezésre kell állnia. A kétszakaszos eljárásban az ajánlatkérő az ajánlati felhívást nem teszi közzé hirdetmény formájában, hanem azt közvetlenül küldi meg az alkalmasnak minősített részvételi jelentkezőknek, szükség esetén tájékoztatva őket a dokumentáció beszerzésének feltételeiről is. Gyorsított eljárásnál pedig - ahol a részvételi jelentkezés határideje a részvételi felhívás közzétételétől számított tíz napnál, az ajánlattételi határidő az ajánlati felhívástól számított tizenöt napnál rövidebb nem lehet - e teljes határidők leteltéig lehetővé kell tenni a dokumentáció átvételét.

A dokumentáció rendelkezésre bocsátásánál az ajánlatkérő nagyon könnyen kellemetlen helyzetbe kerülhet, amire nem is számított. Nevezetesen arra a kérdésre vár választ, hogy hány példány dokumentációt kell előre elkészítenie. Kötve van a Kbt. előírásához: köteles gondoskodni arról, hogy a felhívás közzétételének, illetőleg megküldésének időpontjától kezdve a dokumentációból kellő számú példány álljon az ajánlattevők rendelkezésére. Az esetleg később érkezőnek ugyanis nem mondhatja azt: "Kérem, önnek előbb kellett volna eljönnie, sajnos, az előre elkészített példányokat a többi ajánlattevő már elvitte, elfogyott a készlet, szíveskedjen egy-két nap múlva ismételten idefáradni, akkorra már elkészülnek az újabb dokumentációpéldányok." Az ilyen eset súlyosan sértené az ajánlattevőknek kötelezően biztosítandó esélyegyenlőség elvét is.

A kétszakaszos eljárás második szakaszában a szükséges példányszám nem okozhat problémát, hiszen az ajánlatkérő pontosan tudja, hány ajánlattevőnek küldte meg a felhívást. Egyfordulós eljárás esetén az ajánlatkérőknek legfeljebb csak tanácsot adhatunk. Tanulmányozzák a Közbeszerzési Értesítőben közzétett és az eljárás eredményéről szóló hirdetményeket, vagy más módon kíséreljenek meg információkat szerezni az előre látható piaci kínálatról. A hasonló beszerzések tapasztalatai alapján közelítőleg prognosztizálni lehet, hány ajánlattevőre számíthatnak. Javasoljuk, biztosítsanak előre tartalékban többletpéldányokat, még akkor is, ha ez kiadásokkal jár. Az egyszerűbb, rövidebb és gyorsan újrakészíthető (pl. fénymásoló géppel, szövegkiíróval stb.) dokumentációk esetén természetesen nem kell különösebben nagy biztonsági tartalékkal számolni. Építési beruházások esetében azonban a tenderterv előállítása vagy esetleges pótlása időigényes munka, gondoljunk csak a különböző léptékű műszaki tervrajzok másolására.

A tapasztalatok alapján a dokumentáció ellenértékét az ajánlatkérők gyakran indokolatlanul magas összegben állapították meg, ezzel megsértve az ajánlattevők esélyegyenlőségét. Pár oldalas, az információtartalom szempontjából szinte hasznavehetetlen és silány anyagokért több százezer forintot is elkértek. Ez a magas ár - ugyan burkolt módon és formában - , de tulajdonképpen csökkentette a lehetséges ajánlattevők számát, ugyanakkor viszont emelte az ajánlattevő által előirányozott ellenszolgáltatás összegét. A közbeszerzés kezdetén hatályos rendelkezések semmiféle iránymutatást nem adtak a dokumentáció rendelkezésre bocsátásának pénzügyi feltételéről [szemben az ajánlati biztosíték mértékével, amiről a Kbt. 41. § (2) bekezdése - igaz, csak általános alapelvet meghatározva, de - intézkedett; egyes ajánlatkérők a dokumentáció ellenértékének meghatározására nézve is ezt az előírást tekintették - nagyon helyesen - iránymutatónak].

A Kbt. 37. § (3) bekezdése előírja, hogy: "A dokumentáció ellenértékét az annak előállításával és az ajánlattevők részére történő rendelkezésre bocsátásával kapcsolatban a közbeszerzési eljárásra tekintettel felmerült költségeket alapul véve kell megállapítani."

A dokumentáció ellenértékét az előírás alapján két költségösszetevőből kell kiszámítani:

- a dokumentáció előállítási költségei és

- az ajánlattevők részére történő rendelkezésre bocsátásával (forgalmazásával) kapcsolatos költségek.

A kalkulációnál azonban mindkét költségelem esetében kizárólag csak a közbeszerzési eljárásra tekintettel felmerült költségeket lehet figyelembe venni. Az előállítási költségek kalkulációja során, ha a dokumentációból több példányt állítottak elő, csak az adott példányra jutó költségeket kell számításba venni. Építési beruházások esetében szükség van az ajánlatkérési műszaki dokumentáció elkészíttetésére. Ezek a tervek a dokumentáció részét képezik, azonban a tervezési költségeket nem lehet beszámítani a dokumentáció ellenértékébe, hiszen az épületet akkor is meg kellett volna tervezni, ha nem folytatnának le közbeszerzési eljárást. A közbeszerzési eljárás lefolytatása miatt szükségessé vált többlettervpéldányok előállításának költségei a dokumentáció ellenértékébe (árába) azonban már beszámíthatók.

1.7. A dokumentációnak, illetve ellenértékének visszaszolgáltatása

Minden versenyeljárásról szóló szabály foglalkozik egy fontos gyakorlati, adminisztratív munkát igénylő esettel. A dokumentáció megvásárlása az ajánlattevő részéről pénzkiadással jár - természetesen kivéve azt a ritka esetet, amikor az ajánlatkérő azt ingyen adja át az ajánlattevőknek. Az eljárásban azonban előfordulhatnak olyan kivételes helyzetek, amikor a verseny valamilyen ok miatt nem éri el a célját, és nem kerül sor a szerződés megkötésére, sőt, még az ajánlat benyújtására sem. Az üzleti tisztesség alapján ilyen különleges esetekben a megvásárolt dokumentációt, illetve a kifizetett ellenértékét az érintett feleknek kölcsönösen vissza kell szolgáltatniuk egymásnak.

A Kbt. hatályos szabályozása a dokumentációról rendelkező szakaszba helyezi el a dokumentáció ellenértékének visszafizetésére vonatkozó előírásokat. Ezzel elősegíti és megkönnyíti a rendelkezések gyakorlati alkalmazását, hiszen az erre vonatkozó, korábban érvényben lévő előírások nem voltak egységes szerkezetbe foglalva [utalunk a Kbt. 48. §

(3) és a 60. § (2) bekezdéseire].

A Kbt. 37. § (4) bekezdése előírja: "A dokumentáció, valamint annak ellenértéke tíz napon belül visszajár, ha

a) az ajánlatkérő visszavonja a felhívást;

b) az eljárás a 60. § (1) bekezdésének

d) pontja alapján eredménytelen;

c) az ajánlatkérő az eljárás, illetőleg az első szakasz eredményét a felhívásban megjelölt vagy a módosított eredményhirdetési időpontig nem hirdeti ki."

A visszafizetésre vonatkozó tíznapos határidőt a visszafizetésre okot adó körülmény bekövetkezésétől kell számítani. A két szakaszból álló eljárások első (részvételi) szakaszában kibocsátott dokumentáció ellenértékét is vissza kell fizetni, ha az első szakasz eredményét vagy a teljes eljárás eredményét nem hirdetik ki határidőben.

A közbeszerzés jogintézményének működése során az első években kedvezőtlen tapasztalat volt, hogy a dokumentáció ellenértékének visszafizetéséről, illetve a dokumentáció visszaszolgáltatásáról az érdekeltek egyszerűen megfeledkeztek, vagy azt - a kötelező visszafizetési határidő megállapításának hiányában - csak a visszafizetésre okot adó körülmény bekövetkezését követően több hónappal teljesítették. A törvény 1999. évi módosítása ezt a nemkívánatos helyzetet kívánta rendezni.

1.8. A további tájékoztatáskérés lehetősége

A nyílt és a meghívásos közbeszerzési eljárásban az ajánlatkérő és az ajánlattevők között alapvetően az írásbeli kapcsolat a jellemző. A szóbeli érintkezésre külön előírások vonatkoznak, hivatkozunk például az ajánlatok felbontására (Kbt. 51. §) és az eljárás eredményének kihirdetésére (Kbt. 61. §). Ezeken az eseményeken a szóban történő közlésen kívül kötelező jegyzőkönyv készítése és annak megküldése, illetve az eredményről szóló írásos hirdetmény közzététele is.

A tapasztalat igazolja, a leggondosabban elkészített dokumentáció sem tartalmazza teljeskörűen azokat az adatokat, információkat, leírásokat vagy feltételeket, amelyek az ajánlattevők számára a megalapozott ajánlatuk összeállításához szükségesek. Ennek egyik oka abban keresendő, amire a több szem többet lát mondás utal. Ezenkívül az ajánlatkérők másként is gondolkodnak, mint a szállítók: vállalkozó vagy szolgáltató szervezetek (személyek). A kiírók elsősorban az igényeik, a szerződés teljesítésének és az ajánlattétel feltételeinek meghatározására fordítják a figyelmüket. Ezzel szemben az ajánlattevők a gyakorlatra, a megoldás lehetőségére és módjára összpontosítanak.

Az eltérő érdekeltség következtében könnyen előfordulhat, hogy az ajánlatkérő nem is gondol arra, milyen részadatokra vagy kiegészítő információkra len-ne még szüksége az ajánlattevőnek, hogy megalapozottabb, részletesebb és minőségileg még jobb ajánlatot tehessen. Esetünkben nyilván nem a beszerzés legfontosabb jellemzőire gondolunk, ezeket a Kbt. alapján amúgy is meg kell határozni. A problémák ezeknek a részleteire vonatkoznak (hiszen jól tudjuk, az ördög a részletekben lakozik). Az ajánlattevő - a különböző megoldási lehetőségeit vizsgálva - döntése előtt választ vár a legkülönbözőbb műszaki/mérnöki, gazdasági, kereskedelmi, organizációs vagy logisztikai kérdésekre. Igaz a megállapítás: megfelelő információtartalommal rendelkező ajánlati felhívást és dokumentációt csak azok az ajánlatkérők tudnak elkészíteni, akik valaha maguk is tettek már ajánlatot.

Előfordulhat az is, hogy az ajánlatkérő előírásának vagy valamelyik ajánlattételi feltételének a megfogalmazása az ajánlattevők számára nem világos, nem érthető, vagy a nyilatkozat nem egyértelmű. Ilyen esetben is szükség lehet a dokumentáció értelmezését firtató kérdésre.

Az ajánlattevők versenyeztetésére vonatkozó eljárási szabályok lehetővé teszik, hogy az ajánlattevők az ajánlatuk elkészítésének az időszakában tájékoztatást kérhessenek az eljárás kiírójától. A közbeszerzési eljárásban is lehetőség van írásbeli tájékoztatás kérésére. A Kbt.

38. § (1) bekezdése alapján "Az ajánlattevő - a dokumentáción kívül - további tájékoztatást kérhet írásban az ajánlattételi határidő lejárta előtt legkésőbb tíz nappal az ajánlatkérőtől ajánlata elkészítéséhez. A tájékoztatás tartalmát az ajánlattevők számára hozzáférhetővé kell tenni."

A kiegészítő tájékoztatásnak csak írásban van helye, ezért kerülni kell, hogy a felhívásokban közöljék a tájékoztatást adó nevét és telefonszámát, mert így óhatatlanul szóbeli tájékoztatás történik, és sérül az esélyegyenlőség alapelve is. A közzétett felhívásokban gyakran olvasható "felvilágosítás a következő címen kapható" megfogalmazás pedig további félreértésekre is alkalmat adhat.

A kérdésfeltevésnek csak abban az esetben van értelme, ha garantált a válaszadás. Ezt a garanciát a Kbt. 38. § (2) bekezdése adja meg. Az előírás alapján: "A dokumentációval kapcsolatos kiegészítő tájékoztatást az ajánlatkérő köteles az ajánlattételi határidő lejárta előtt legkésőbb hat nappal megadni." A (3) bekezdés a tájékoztatás nyújtásának módját írja elő: "Az ajánlatkérőnek a tájékoztatást úgy kell megadnia, hogy azzal egyes ajánlattevőket ne kedvezményezzen, illetve ne sértse az ajánlattevők esélyegyenlőségét."

A kiegészítő tájékoztatás kérése, illetve megadása során is az eljárás alapelvét betartva kell eljárni, és biztosítani kell az ajánlattevők számára az esélyegyenlőséget [Kbt. 24. § (2) bekezdése]. A tájékoztatást ezért közvetlenül, egyidejűleg és írásban az eljárásban részt vevő valamennyi ajánlattevőnek meg kell küldeni, függetlenül attól, hogy ők is kérdeztek-e vagy sem.

A különböző rendszerű versenyeljárások lebonyolítási technikájában az ajánlattevők kérdéseinek megválaszolására több módszer ismert, így például:

�.- a levelező módszer, illetve

�.- az ajánlattevők egyidejű összehívásával lefolytatott konzultáció (vagy más néven a pre-bid konferencia) megrendezése.

A Kbt. 38. §-a tulajdonképpen csak a levelező módszert határozza meg, és erre ír elő szabályokat. A hazai közbeszerzésekre jellemző sajátos kérdés ezek után úgy szólt: "Vajon megtartható-e, és ha igen, milyen formában a konzultáció (a pre-bid konferencia)?" A problémára elsősorban a külföldi ajánlattevők hívták fel a figyelmet, akik szinte elvárták (esetenként saját országuk gyakorlatára hivatkozva megkövetelték) a dokumentáció ismertetésére és a további tájékoztatásra vonatkozó kérdések feltevésére szolgáló esemény lefolytatását. Az építési beruházások esetében is az ajánlattevők igényelték a tervismertetés analógiája szerint megtartott közös tájékoztatást. Az eddigi ajánlati felhívások között is találhatunk olyanokat, amelyekben az ajánlatkérők közzéteszik a konzultáció helyét és időpontját.

A válasz úgy szól, hogy a közbeszerzésekben olyan konzultációt lehet lefolytatni, amelyhez a kérdéseket előre írásban is benyújtották. A konzultáción a válaszadás szóban és írásban is megtörténik, ezenkívül pedig lehetőség van arra, hogy a helyszínen a megadott válaszok ismeretében az ajánlattevők képviselői esetleg újabb kérdéseket tegyenek fel (írásban is benyújtva), amelyekre az ajánlatkérő szóban, majd írásban is megadja a választ. Követelmény, hogy az ajánlatkérő a konzultáció lefolytatása során is biztosítsa az ajánlattevők számára az esélyegyenlőséget. Az eseményről olyan jegyzőkönyvet kell készíteni, amely valamennyi feltett kérdést és a választ egyaránt tartalmazza (ha a választ a konzultáción nem tudja megadni, nyilatkozzon arról, hogy ez mikor fog megtörténni). Ha az ajánlatkérő az ajánlati felhívásban konzultációt helyez kilátásba, akkor azt is tegyék közzé, hogy hol és milyen feltételekkel lesz megtekinthető ennek az eseménynek a jegyzőkönyve (pontos és egyértelmű hely-, illetve időpont-meghatározás, előírva azt is, hogy a megtekintő személynek hiteles meghatalmazással kell rendelkeznie stb.). Csak így biztosítható, hogy minden ajánlattevő egyenlő eséllyel megismerje ezt a dokumentumot. Ezt lektorálási munkája során a Közbeszerzési Értesítő Szerkesztősége is meg szokta követelni. Ettől függetlenül a jegyzőkönyvet meg is lehet küldeni az ajánlattevőknek, de ezenkívül a nyilvános megtekintés lehetőségét is meg kell adni.

A további tájékoztatáskérés során az ajánlatkérő az egyes ajánlattevőkkel külön megbeszéléseket nem folytathat le. Erre a szempontra az ajánlatkérők fordítsanak a verseny tisztasága érdekében különös figyelmet!

A Kbt. előírásainak és a megállapításaink alapján a további tájékoztatás kérése, illetve a kiegészítő tájékoztatás megadása menete lépésenként az alábbiak szerint folytatható le:

- az ajánlattevőknek, akik további tájékoztatást kívánnak kérni, kérdéseiket írásban a Kbt.-ben előírt határidőig be kell nyújtaniuk az ajánlatkérő címére,

- (esetleg a nemzetközi gyakorlatnak megfelelően az ajánlatkérő a kérdés[ek] kézhezvételét visszaigazolja),

- az ajánlatkérő a kérdéseket írásban megválaszolja, és ezeket a kiegészítő tájékoztatásokat - a kérdések szövegével, de a kérdést feltevő ajánlattevő megnevezése nélkül - a Kbt.-ben előírt határidőig minden ajánlattevőnek egyidejűleg és közvetlenül megküldi,

- (az ajánlatkérő kérheti, hogy a kiegészítő tájékoztatás kézhezvételét az ajánlattevő igazolja vissza),

- indokolt esetben a konzultáció (prebid konferencia) megtartása (az előzőekben ismertetett módon) után, a jegyzőkönyv megtekintésének vagy megküldésének módját feltétlenül határozzák meg,

�.- a késedelmesen benyújtott kérést további tájékoztatásra az ajánlatkérő a kiegészítő tájékoztatás megadása nélkül visszaküldi az ajánlattevőnek.

1.9. A helyszíni szemle

A helyszíni szemle menetére, lefolytatására nézve a Kbt. nem határoz meg külön előírásokat. Megnevezése is más összefüggésben történik, a Kbt. 38. § (4) bekezdése különös szabályt ír elő az ajánlattételi határidő meghatározására: "Ha a dokumentáció nagy terjedelmű, illetve az ajánlattételre csak a dokumentáció helyszíni ellenőrzését vagy a teljesítés helyének megtekintését követően kerülhet sor, az ajánlatkérőnek ennek figyelembevételével kell az ajánlattételi határidőt meghatároznia, illetve módosítania."

Különösen az építési beruházások és egyes szolgáltatások megrendelése esetében a megalapozott ajánlattétel a gyakorlatban elképzelhetetlen a teljesítés helyszínének megismerése és "feltérképezése" nélkül. Mint már arra hivatkoztunk, minden építési beruházás sajátos, egyedi feltételrendszer szerint valósul meg, nincs két "ugyanolyan" építmény vagy mérnöki létesítmény, még a látszatra nagyon hasonlók is egyben biztosan eltérnek egymástól, ez a kivitelezés külső, az adott helyszín által meghatározott organizációs feltételrendszere.

Az egyedi jelleg tekintetében egyes szolgáltatások is hasonlóak az építési beruházásokhoz. Szükség van arra, hogy az ajánlattevő szolgáltató az ajánlata elkészítéséhez megismerje a munkavégzés helyszínét. Példaként a közbeszerzés gyakorlatából jellemző esetként az épületek takarítását vagy az őrző-védő szolgáltatás megrendelését említjük meg.

Az ajánlatkérő akkor jár el helyesen,

- ha az ajánlattevőknek megteremti a helyszíni szemle lehetőségét, és

- a dokumentációban az "Útmutató az ajánlattevők számára" című fejezetben részletes tájékoztatást ad az esemény lefolytatásának rendjéről és menetéről.

A helyszín megtekintésének a lehetőségére már az ajánlati felhívásban hívja fel a figyelmet (a 16. Egyéb információk pontja alatt), a dokumentációban pedig határozza meg ennek pontos időpontját, helyét, és az ezzel kapcsolatos minden egyéb adatot (pl.: beléptetés, a helyszín [terep] megközelítésének módja, jármű biztosítása, esetleg különleges védőruházat vagy egyéb felszerelés [kötelező fejvédő sisak használata] rendelkezésre bocsátása stb.). Amennyiben az ajánlatkérő a pre-bid konferencia lefolytatása mellett dönt, általában ezt össze szokták kapcsolni a helyszín megtekintésével. Ez az ajánlattevőknek is utazási költséget kímélő, takarékos megoldás. Elő szokták írni azt is, hogy a helyszíni szemlén az ajánlattevőt hány személy képviselheti. A teljesítés helyszínének megtekintése és ellenőrzése során az ajánlatkérőnek az eljárásban részt vevő valamennyi ajánlattevő számára meg kell teremtenie az esélyegyenlőséget. Az ajánlattevő alapvető érdeke pedig csak az lehet, hogy ezen az eseményen a kellően felkészült munkatársak vegyenek részt, akik az ajánlat kidolgozása során elsősorban a teljesítés munkaszervezési feladatait határozzák meg.

1.10. A műszaki leírás

Az ajánlatkérő részéről elengedhetetlenül szükséges a beszerzés tárgyától elvárt célfeladatnak és a rendeltetésszerű használatra vonatkozó jellemzőknek az előírása is. Ezt a funkciót az ajánlati felhívásban, illetve a dokumentációban a minőségi és a teljesítményparaméterek közzétételével határozzák meg. Az elvárt igényeket és a funkciókat a rendszerint szűkös költségek és a kötött határidő figyelembevételével kell meghatározni. Az elvárt minőségi és teljesítményjellemzők megállapítása során az ajánlatkérő döntési szabadsága tulajdonképpen így korlátozott (addig nyújtózz, amíg a takaród ér). Ezért is javasolható - még az ajánlati felhívás elkészítése előtt - a különböző megoldási ötletek összegyűjtése, a megvalósíthatósági tanulmányok elkészítése és ezek alapos tanulmányozása is.

A fenti megállapításokkal kívántuk bevezetni a Kbt. 40. §-át, amely a műszaki leírás készítésére állapít meg szabályokat.

A Kbt. 40. § (1) bekezdése a megfelelő ajánlattétel érdekében előírja: "Az ajánlatkérő köteles az ajánlati felhívásban vagy a dokumentációban a közbeszerzés tárgyára vonatkozó részletes műszaki leírást (különösen a műszaki és minőségi követelmények, a megfelelőség tanúsítása és ellenőrzése, a minőségbiztosítási rendszer tanúsítása) adni." Az ajánlatkérő elvárásait tehát a műszaki leírás tartalmazza. Ennek lényeges és fontos része a megkövetelt feladatok és a munkaterjedelem meghatározása is (pl.: tervezés, beszállítás, építési-szerelési munka, üzembe helyezés, próbaüzem, betanítás stb.). Csak a pontos mennyiségek ismeretében lehet elkészíteni a beszerzésre vonatkozó kalkulációt, így a műszaki leírás elengedhetetlen része a teljesítendő mennyiségekről szóló kimutatás.

Építési beruházásoknál ez a tételes szöveges költségvetési kiírás, árubeszerzések esetén ennek meghatározása jóval egyszerűbb, és történhet akár egy tervezett szállítási lista megadásával. Szolgáltatások megrendelése esetén az ajánlatkérőnek részletesen le kell írnia, mit is vár el a szolgáltatótól, példaképpen említve: takarításnál csak abban az esetben fogja a nyertes takarító kitörölni a hamutálcát, ha ezt számára a dokumentációban teljesítési követelményként előírták. A rendelkezésben a műszaki követelményekre, a minőségre, a megfelelőségre és a minőségügyre utaló előírások - a bevezető gondolatok ismeretében - egyrészt a funkciót határozzák meg, másrészt pedig - hivatkozva a tanúsítványokra - garanciát kívánnak adni a szerződés megfelelő minőségű teljesítésére is, csökkentve a bizonytalanságok és a kockázatok kellemetlen következményeit.

A műszaki leírás főszabálya a (2) bekezdés szerint: "Az ajánlatkérő a műszaki leírást csak jogszabályba foglalt vagy jogszabály alapján kiadott műszaki előírásra, illetve nemzeti szabványra hivatkozással határozhatja meg." Ettől a szabálytól az ajánlatkérő csak a (3) bekezdésben taxatíve felsorolt tények, körülmények fennállása esetén térhet el: "Az ajánlatkérő a (2) bekezdésben foglaltaktól csak akkor térhet el, ha műszaki előírások, nemzeti szabványok

a) nem állnak rendelkezésre; b) nem tartalmaznak olyan leírást,

ami biztosítaná a közbeszerzés tárgyának megfelelőségét; c) alkalmazása a korábbi beszerzésekhez nem illeszkedő beszerzést eredményezne, illetve műszaki nehézségeket vagy aránytalan többletköltséget okozna az ajánlatkérőnek;

d) alkalmazása nem teszi lehetővé a kifejezetten fejlesztésre irányuló közbeszerzést."

A műszaki (mérnöki) gyakorlatban a szabványok (és a műszaki előírások) a félreérthetetlen közös szakmai nyelvet határozzák meg. A műszaki leírás előírja azokat a szabványokat és szabvány jellegű leírásokat, amelyek figyelembevételét az ajánlatkérő megköveteli a beszerzés sikeres megvalósításának/teljesítésének érdekében. A műszaki leírás arra is használható, hogy a beszerzés felhasználására/üzemeltetésére kiható más lényeges információkat is közöljön (pl.: milyen memóriával rendelkezzen a számítógép, vagy előírják a személyzet betanítására vonatkozó igényeket is). Ezek a műszaki specifikációk garantálják a szakszerű, biztonságos és hatékony üzemeltetés lehetőségét is. Az átadási-átvételi eljáráson csak a teljesítményjellemzők alapján ellenőrizhető az, hogy az ajánlattevő a vállalt feladatát az előírt feltételek alapján végezte-e el, vagy nem tett eleget a számára előírt követelményeknek. A szabványok alapján a feladat meghatározása és a teljesítés ellenőrzése egyértelmű és vitathatatlan.

Áruknál (termékeknél), építési beruházásoknál (épületek, építmények, műtárgyak, vonalas létesítmények, technológiai szerelések stb. megvalósításai) magától értetődő a szabványokban (műszaki előírásokban) gondolkodni. Jogos a kérdés, hogy egyes szolgáltatások esetében hogyan történjen a megrendelésre vonatkozó "műszaki leírás" elkészítése. Esetünkben az idézőjel használata az analóg szóhasználatra utal. Minden olyan adatot, tényt, információt és az elvárt eredményt meg kell határozni, amely az ajánlatkérő igényének megfelelő szolgáltatás nyújtásához szükséges.

Épülettakarítási munka műszaki leírásában például elsősorban adjunk rövid ismertetőt a helyiségek, a nyílászárók pontos mennyiségi adatairól (négyzetméter, belméret, burkolat [parketta, szőnyegpadló, hidegburkolat], berendezési tárgyak stb.). Határozzuk meg a feladatokat (milyen gyakorisággal kell takarítani [naponta, kétnaponta, és listaszerűen felsorolva az elvégzendő munkákat], egy évben hány nagytakarítást igénylünk). Az alkalmazott takarítási technológiánál előírhatjuk a környezetbarát tisztítószerek alkalmazását és azt is, hogy előnyben részesítjük-e a korszerű gépi megoldásokat. A személyzetre nézve pedig megkövetelhetjük az erkölcsi bizonyítvány csatolását. Őrző-védő szolgáltatás megrendelése esetén az előző gondolatmenet alapján ismertetni kell a területet, a szolgáltatástól elvárt eredményt, az ügyeletre vonatkozó rendet és az ellenőrzés egyéb követelményeit (pl.: idegenek beléptetése, figyelése stb.).

A (4) bekezdés a kivételes esetre vonatkozóan még további adatszolgáltatási kötelezettséget is előír: "Ha az ajánlatkérő a műszaki leírást nem a (2) bekezdés szerint adja meg, az ajánlati felhívásban vagy a dokumentációban meg kell jelölnie a (3) bekezdés alkalmazásának indokát."

A verseny tisztasága és az ajánlattevők esélyegyenlősége alapelveinek a közbeszerzés tárgyának meghatározása esetében is érvényesülnie kell. Ezeknek az alapelveknek a figyelembevételével az

(5) bekezdés alapján: "Az ajánlatkérő a közbeszerzés tárgyát nem határozhatja meg oly módon, mely egyes ajánlattevőket az ajánlattétel lehetőségéből kizár, vagy más módon indokolatlan és hátrányos megkülönböztetésüket okozza. Ha a közbeszerzés tárgyának egyértelmű meghatározása szükségessé tesz meghatározott eredetű, típusú dologra, eljárásra, tevékenységre, személyre, illetve szabadalomra vagy védjegyre való hivatkozást, a leírásnak tartalmaznia kell, hogy a megnevezés csak a tárgy jellegének egyértelmű meghatározása érdekében történt."

Ennek a szabálynak az alkalmazása a gyakorlatban felvetett egy nagyon súlyos problémát: hogyan kell kiírni a beszerzés tárgyát abban az esetben, ha az egy már meglévő - korábban már beszerzett/telepített - rendszerhez kapcsolódik (számítástechnika, gépjárműpark stb.)? Egy rendszeridegen beszerzés nemcsak az üzemeltetés költségeit növelné, hanem a rendszer működőképességét is veszélyeztetné. Ilyen esetekben ezt a tényt az ajánlati felhívásban az Egyéb információk alatt feltétlen közölni kell, és a beszerzés tárgyát az előzőekben hivatkozott (5) bekezdés előírásai szerint kell kiírni. Az ajánlatkérő döntése alapján alkalmazni lehet a tárgyalásos eljárásnak a

70. § (2) bekezdése vagy a (3) bekezdés b) pontja szerinti esetét.

Nem lehet testreszabott műszaki követelményeket meghatározni, csak olyan mértékig lehet a beszerzésre vonatkozó igényeket specializálni, amit a szabványok (műszaki előírások) még célszerűen lehetővé tesznek, és ami még szükséges ahhoz, hogy a beszerzés tárgya megfeleljen az ajánlatkérő feladata ellátásának. Ennél részletesebb előírásokat nem lehet megadni, pl.: a gépkocsi kipufogócsöve hány cm átmérőjű és milyen hosszú legyen, amely esetleg egyezik egy konkrét típusú gépkocsi paraméterével is. A hivatkozott példa nem kitalált eset, ez a kiírás a gyakorlatban is megjelent.

 

Figyelem! Kérjük az értelmezésénél a megjelenés időpontját (2003. szeptember 30.) vegye figyelembe!

Nyomtatás Főoldalra Nyomtatás Nyomtatás A lap tetejére A lap tetejére